Quando falamos em “contas mal geridas” num condomínio, referimo-nos a situações em que a administração não cumpre as boas práticas de transparência, planeamento e conformidade legal.

Em termos práticos, significa que a informação financeira do condomínio é pouco fiável, incompleta ou incorreta, levando a:

falta de transparência (os condóminos não sabem ao certo onde o dinheiro é gasto);
erros de execução orçamental (por exemplo despesas sem cobertura, fundos em falta, etc);
incumprimento de obrigações legais, como a constituição do Fundo Comum de Reserva (FCR) ou a prestação anual de contas.

Isto pode acontecer por “má intenção” ou “fraude”, ou pode resultar de desorganização, falta de competências ou ausência de mecanismos de verificação.

Neste guia, explicamos como diagnosticar problemas, quais as soluções práticas (dentro e fora da assembleia) e o que a lei portuguesa realmente exige. Tudo em linguagem clara (ou pelo menos, iremos tentar!) e com base no nosso conhecimento da lei, experiência real em administração de condomínios e outras fontes oficiais.

Sinais de que as contas do condomínio estão a ser mal geridas

Antes de surgir uma situação grave, os primeiros indícios de má gestão costumam aparecer nos detalhes: documentos em falta, contas pouco claras ou decisões que não são devidamente registadas. Estes sinais são importantes porque revelam falhas nos procedimentos básicos de transparência e organização.

Ao identificar estes problemas cedo, o condomínio ganha margem para corrigir processos, pedir esclarecimentos e evitar que a situação evolua para conflitos, custos adicionais ou incumprimentos legais.

Eis alguns desses sinais:

Prestação de contas vaga (sem balancete detalhado de receitas/despesas, sem documentos de suporte). A lei impõe ao administrador o dever de prestar contas à assembleia.
Fundo Comum de Reserva (FCR) inexistente ou subfinanciado. A constituição do FCR é obrigatória por lei.
Assembleias sem aprovação de orçamento ou sem ata clara – lembre-se que a assembleia anual tem regras e prazos.
Conta bancária do condomínio confusa (mistura de movimentos, falta de extratos, etc). Condomínios podem (e devem) ter conta própria enquanto “pessoa equiparada” para gestão transparente.
Falta de documentos (contratos, apólices, faturas, etc) organizados e acessíveis aos condóminos. O administrador deve guardar e manter a documentação.

O que a lei exige (muito resumidamente)

A legislação portuguesa estabelece um conjunto mínimo de regras que garantem o funcionamento transparente e responsável de qualquer condomínio. Conhecê-las ajuda os condóminos a avaliar se a administração está a cumprir o essencial.

Embora muitas obrigações sejam simples, o seu incumprimento tende a criar desorganização, dúvidas e até responsabilidade legal. Por isso, é útil recordar os pontos fundamentais previstos no Código Civil e na legislação específica dos condomínios:

Funções mínimas do administrador: executar deliberações, cobrar quotas, pagar despesas, prestar contas e manter a documentação (Art. 1436.º do Código Civil).
Fundo Comum de Reserva obrigatório: depósito bancário, administração pela assembleia; cada condómino contribui pelo menos com 10% da sua quota-parte nas restantes despesas (art. 4.º do DL 268/94).
Alterações recentes (Lei n.º 8/2022): reforçou regras do condomínio e clarificou poderes/diligências do administrador e da assembleia (incluindo prazos para assembleias e documentação).

Diagnóstico rápido em 6 passos (checklist)

✅ Pedir balancete e mapa de quotas (com datas, valores, justificativos);
✅ Confirmar o FCR (extrato da conta e constituição mínima legal);
✅ Validar o seguro e contratos (elevadores, limpeza, manutenção);
✅ Reconciliar extratos bancários com as faturas e atas;
✅ Verificar orçamento aprovado e compará-lo com a execução;
✅ Conferir acessibilidade da documentação a todos os condóminos.

Soluções práticas para Condomínios com contas mal geridas

1) Auditoria financeira independente

Encomendar a um técnico externo uma revisão de contas (últimos 12–24 meses): reconciliações, conferência de faturas, verificação do FCR e cumprimento legal. A auditoria identifica erros, omissões e riscos e produz um plano de correção a apresentar em assembleia.

2) Plano de recuperação e transparência

Orçamento retificativo com metas trimestrais.
Portal/drive partilhada com balancetes, extratos e atas (acesso a todos os condóminos). Boas práticas de transparência são incentivadas por entidades de defesa do consumidor (como a Deco).
Calendário de prestação de contas (p. ex., relatório trimestral + assembleia anual).

3) Conta bancária dedicada e regras de movimentação

Conta à ordem do condomínio (titular: condomínio) + conta poupança para o FCR. Separar fluxos reduz erros e aumenta controlo.
Dupla validação de pagamentos (p. ex., administrador + membro da comissão fiscalizadora).

4) Comissão fiscalizadora (ou “conselho de condóminos”)

Nomear 2–3 condóminos para acompanhar a execução: validar pagamentos acima de um limite, aprovar ajustes de orçamento e reportar à assembleia.

5) Recuperação de quotas em atraso

Plano de pagamentos amigável, com comunicação formal.
Juros e procedimentos previstos na lei e no regulamento, apenas após deliberação em ata (sugerimos apoio jurídico, se necessário).

6) Otimização de contratos e seguros

Recolher 3 propostas comparáveis para cada serviço (limpeza, elevadores, manutenção de equipamentos), avaliando custo total e qualidade dos mesmos.

7) Formação e capacitação do administrador

Mesmo mantendo o administrador atual, investir em processos, software de gestão e formação legal/contabilística melhora a prestação de contas e a comunicação.

Quando faz sentido mudar de administração?

Se a auditoria revelar falhas graves, incumprimentos legais (por exemplo, inexistência de FCR) ou repetidas prestações de contas sem transparência, a substituição em assembleia é prudente. Procure entidades com:

Processo financeiro robusto (orçamento, reconciliações, FCR segregado, relatório periódico).
Cumprimento rigoroso das obrigações legais;
Ferramentas de comunicação claras com os condóminos (acesso a documentos, linhas de apoio, utilização de softwares de gestão de condomínios).

Nota para condomínios no Grande Porto: há empresas locais experientes e com metodologias de controlo interno exigentes, habituadas a recuperar contas e a normalizar FCR — exatamente o tipo de abordagem que muitas administrações não conseguem assegurar de forma consistente. A Condomínios com Vida é uma delas!

Perguntas Frequentes

É obrigatório existir Fundo Comum de Reserva?

Sim. O art. 4.º do DL 268/94 torna o FCR obrigatório e define regras mínimas de contribuição e depósito bancário.

O administrador tem mesmo de prestar contas?

Sim. É uma função legal prevista no art. 1436.º do Código Civil. A prestação deve ser clara e aprovada em assembleia.

As assembleias podem exigir mais transparência?

Podem e devem. A assembleia aprova orçamento, analisa contas e pode criar regras de acesso a documentos e de reporte. A Lei 8/2022 reforçou a disciplina documental.

É preciso conta bancária própria?

A lei portuguesa não o obriga, mas os condomínios são entes equiparados a pessoas coletivas para efeitos fiscais e administrativos e podem ter conta própria. É, na verdade, uma boa prática para separar fluxos e reduzir riscos.

Restabelecer a saúde financeira do condomínio não exige necessariamente trocar de administrador do condomínio. Começa por diagnosticar, corrigir processos e cumprir a lei — com transparência, contas segregadas e um FCR sólido. Se, ainda assim, a confiança não existir, uma administração profissional com controlo interno exigente, como a Condomínios com Vida, pode ser a forma mais rápida de recuperar estabilidade financeira e paz entre vizinhos.